1. Bindende påmelding
Påmeldingen er bindende. Det er ingen refusjon av startkontingent, engangslisens eller betaling for andre produkter dersom du er forhindret fra deltakelse. Dette inkluderer også forfall som følge av sykdom og skade.

Merk at som følge av Covid 19 fikk deltagere tilbud om å flytte påmelding til et annet år. Dette kan Birken AS ikke lenger tilby.

2. Avlysning/flytting av arrangement
Ved avlysning av våre arrangement før arrangementsdagen kan arrangøren beholde 50% av startkontingenten til dekning av utgifter.
Dersom arrangementet må flyttes til et annet sted på samme dato, eller avlyses for deretter å bli gjennomført på en senere dato, eller for å bli flyttet til et annet sted på en ny dato, har de som var påmeldt til den opprinnelige dato, men som ikke stiller til start på ny dato, ikke krav på tilbakebetaling av startkontingent, engangslisens, betaling for andre produkter eller annen form for kompensasjon.

Ved avlysning i løpet av arrangementsdagen på grunn av plutselig oppståtte vær-/klimatiske forhold eller annen force majeure, beholder arrangøren startkontingenten.

3. Transport, overnattingskostnader, o.l
Transport, overnattingskostnader og lignende vil ikke bli
refundert ved sykdom, skade eller ved avlysning av arrangementet.

3 b). Avbestillingsforsikring
Birken tilbyr deltagere mulighet til å bestille avbestillingsforsikring via Mysafety.
Forsikring kan bestilles når man velger betalingsmetode. Se mer informasjon om Mysafety avbestillingsforsikring her

4. Personopplysninger, resultatlister og bruk av personlige bilder
Ved påmelding til våre arrangement, samtykker du i at ditt navn vil bli offentliggjort i start- og resultatlister, som også blir lagt ut på web i søkbar form, slik at også tidligere års resultater kan gjenfinnes. Disse listene kan også inneholde opplysninger om aldersklasser og klubbmedlemskap. Personopplysninger som navn, klasse og klubbtilhørighet oppbevares for ivaretagelse av historiske data over tid bl.a. for å ivareta historisk informasjon om aktivitet (resultater fra konkurranser m.v.) Persondata og resultater vil bli lagret i vår database i samsvar med bestemmelsene i personvernforordningen. Deltakeren kan til enhver tid se hvilke opplysninger som er lagret på sin Min Side. Her kan også deltakeren velge å endre/slette opplysninger  - unntatt her er navn, fødselsdato og resultater.    
Bilder av deltakerne vil kunne legges ut på web av arrangøren, eller tredjepart, etter avtale med arrangøren, på en slik måte at bilder av den enkelte deltaker kan finnes ved søk. Slik offentliggjøring av bilder vil kun skje for deltakere som har gitt spesifikt samtykke til dette via sin Min Side.

5. Bruk av situasjonsbilder og film under arrangement
Påmelding innebærer samtykke til at situasjonsbilder og -film av deg kan bli lagt ut på våre hjemmesider etter arrangementet. Dette vil inngå i vårt fotoarkiv og kunne bli gjenstand for gjenbruk av forskjellig art, f.eks i arrangørens sosiale medier og publikasjoner. Denne type bilder/film kan også bli brukt i kommersiell sammenheng. Bilder/film kan bli benyttet av media og andre tredjeparter. Ved videresalg av bilder/film har kjøperen ansvaret for at bruken skjer i samsvar med relevant regelverk.

6. Generelle bestemmelser for arrangementene
Ritt, renn og løp blir arrangert etter NCF's og NSF's og Norges friidrettsforbund sine regler. NIF's dopingbestemmelser gjelder for alle arrangement. Deltagerne plikter å rette seg etter arrangørens instrukser og regler. Se rennregler, rittregler og løpsregler.

7. Forsikring/lisens
Lisensen vil ikke bli refundert ved sykdom eller ved avlysning av arrangement.
Det er utøver (foresattes) eget ansvar å ha løst lisens.

12-åringer som er medlem av lag tilsluttet NIF og NOK er forsikret gjennom idrettsforsikring for barn.

7.1 Lisens- sykkel
Alle deltagere til våre sykkelarrangement må løse engangslisens/forsikring hvis de ikke har helårslisens gjennom NCF.
Engangslisens gjelder for alle fra og med fylte 13 til og med 79 år. Lisensen vil ikke bli refundert ved sykdom eller ved avlysning av arrangement.

7.2 Lisens- ski
Alle deltakere som er medlem av norsk folketrygd må løse engangslisens i våre skiarrangement hvis de ikke har helårsforsikring gjennom NSF.

Engangslisens er påkrevet for alle som er medlem av den norske folketrygd fra og med fylte 13 til og med 69 år. Er du mellom 70 og 79 år kan du frivillig kjøpe lisens. 12-åringer som er medlem av lag tilsluttet NIF og NOK er forsikret gjennom idrettsforsikring for barn.
Utenlandske deltakere som ikke er medlem av norsk folketrygd må signere ett Athletes Declaration skjema på Min Side før de henter sitt startnummer.

7.3 Lisens-løp
Alle deltakere i våre løpsarrangement må løse engangslisens hvis de ikke har helårsforsikring.
Engangslisens gjelder for alle fra og med fylte 13 til og med 79 år. 12-åringer som er medlem av lag tilsluttet NIF og NOK er forsikret gjennom idrettsforsikring for barn.
Det er utøver (foresattes) eget ansvar å ha løst lisens. Lisensen vil ikke bli refundert ved sykdom eller ved avlysning av arrangement.